Düzenlenecek toplantıların herkes için daha etkili ve verimli hale getirmek için toplantı yönetimi için aşağıdaki uyarıları inceleyin ve işlemleri nasıl geliştireceğinizi öğrenin.
Toplantı Öncesinde:
- Sesinizin ortamdaki diğer ses kaynaklarından etkilenmeden aktarılması için kulaklık ve mikrofon içeren bir kulaklık kullanın.
- Kamera, mikrofon ve kulaklık veya hoparlör bağlantısından emin olun.
- Toplantı öncesinde kameranızı ve mikrofonunuzu Microsoft Teams web sayfasında belirtildiği şekilde test edin.
- Toplantı başlama saatinden birkaç dakika önce çevrimiçi olun ve video konferans bağlantılarını gerçekleştirin.
- Toplantıya arka plan gürültüsü olmayan sessiz bir yerden katılım sağlayın.
- Bir dizüstü bilgisayarından bağlanıyorsanız, dizüstü bilgisayar duvar prizini takın.
- Eğer masaüstünüzü tamamen paylaşmayı planlıyorsanız bütün anlık mesajlaşma uygulamalarını ve bildirim yazılımlarını ya da toplantınızı bölecek ya da dikkatinizi dağıtabilecek programları kapatın.
- Bant genişliğini daraltabilecek medya oynatıcıları ve işlemciyi zorlayabilecek kaynakları fazla kullanan programları kapatın.
- Kullanacağınız belgelerin kolay erişilebilecek bir yerde olmasına dikkat edin.
- Oluşabilecek sorunları öngörmek amacıyla önceden bir arkadaşınızla deneme toplantısı yapın.
Toplantı Esnasında;
Katılımcı olarak;
- Toplantıya öncelikle mikrofonunuz kapalı olarak katılım sağlayın.
- Bir soru sormak isterseniz lütfen sohbet bölümünden yazın ve karşı taraftan cevap bekleyin.
- Katılımcı olarak size söz verildiği veya görüş bildirmeniz talep edildiği zamanda mikrofonunuzu açarak katılım sağlayın.
- Uzun süreli ses veya görüntü kalitesi problemi yaşarsanız uygulamayı kapatın ve tekrar katılmayı deneyin.
Toplantı Düzenleyicisi Olarak;
- Lütfen oturum sırasında ses ve videonuzun açık olduğundan emin olun. Tüm katılımcıların uygun şekilde sizi görebilmelerini ve duyabilmelerini sağlayın.
- Gelen katılımcıları selamlamak ve toplantıyı zamanında başlamak için toplantıdan birkaç dakika önce toplantıyı başlatın.
- Katılımcılara toplantının amacı, akışın nasıl olacağı, soru sorabilecekleri, karşılıklı görüş alışverişinin ne zaman yapılacağı konusunda bilgi verin.
- Birisi sunum yaparken sohbet bölümünü gözlemlemesi ve cevaplaması için bir yardımcı tayin edin.
- Toplantıyı net bir şekilde bitirin. Bütün katılımcıların toplantının resmi olarak bittiğini bildiklerinden emin olun ve sorulabilecek son soruları cevaplamak adına online durumda kalın.